Hyvinvoiman asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Valmennustrio Oy:n ja Valmennuskeskus Voimalan henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 1.10.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Valmennustrio Oy, PL 21, 00101 Helsinki

valmennustrio@valmennustrio.fi

Y-tunnus: 2771864-5

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Jonna Jantunen

jonna.jantunen@valmennustrio.fi

040 830 5159

3. Rekisterin nimi

Valmennustrio Oy:n ja Valmennuskeskus Voimalan asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle perustuu henkilön omaan suostumukseen.

Valmennustrion ja Valmennuskeskus Voimalan rekisterinpidon perusteena on asiakassuhteen ylläpito ja yhteydenpito asiakkaisiin sekä palveluiden markkinointi. Asiakassuhde perustuu aina sopimukseen. Valmennustrio Oy ja Valmennuskeskus Voimala keräävät henkilötietolain puitteissa asiakastietoja seuraavia käyttätarkoituksia varten:

- Asiakassuhteen hoito, ylläpito ja yhteydenpito asiakkaisiin
- Markkinointi eri kohderyhmille
- Asiakassuhteen ja palveluiden kehittämiseen
- Asiakaspalautteen käsittely
- Asiakastyytyväisyyden mittaaminen
- Tarjouspyyntöjen käsittely
- Tilastointi
- Tutkimukset ja kyselyt

5. Rekisterin tietosisältö

Valmennustrio Oy:n ja Valmennuskeskus Voimalan asiakas- ja markkinointirekisteri saattaa sisältää seuraavia tietoja

- etu- ja sukunimi
- asema/vastuualue
- syntymäaika
- kieli
- puhuttelumuoto
- yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- esimies
- organisaation nimi, osasto, osoite ja y-tunnus
- www-sivustojen osoitteet
- tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta
- asiakaspalautteet ja yhteydenotot
- asiakkaan kanssa käydyt keskustelut
- laskutustiedot
- muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot
- markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen (esim. kilpailuihin, webinaareihin ja tapahtumiin osallistuminen)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Nimi- ja muiden yhteystietojen kerääminen perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun yhteyteen Valmennustrioon/Valmennuskeskus Voimalaan.

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista vastaavista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Henkilötietoja voidaan saadan myös työnantajalta tai muulta taholta, joka ilmoittaa sinut tarjoamaamme palveluun osallistuvaksi.

Henkilötietoa voidaan kerätä ja päivittää yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten organisaatioiden verkkosivuilta sekä muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä. Seuraamme myös evästeitä ja vierailusi Hyvinvoiman sivuilla jättää jäljen, IP-osoitteen. Henkilötietoja voidaan ostaa kertaluonteiseen markkinointikäyttöön myös ulkopuolisista rekistereistä.

Rekisteriin tallennetavaa tietoa voidaan saada luovutuksina muista henkilörekistereistä, jos perusteena on rekisteröidyn suostumus tai lain säännös.


7. Henkilötietojen säilytysajan määräytyminen

Henkilötietoa säilötään niin pitkään kuin se on asiakassuhteen hoidon ja liiketoiminnan kannalta merkityksellistä.


8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille ainoastaan järjestelmien teknisen toteutuksen ja ylläpidon yhteydessä sekä joidenkin valmennuksien osalta saat valmennuksen päätteeksi kolmannen tahon tekemän todistuksen. Tällaisessa tapauksessa voimme luovuttaa sertifikaatin myöntämistä varten tarvittavat tietosi, kuten nimesi, todistuksen tekijälle.

Tietoja voidaan kuitenkin satunnaisesti luovuttaa Suomen lain mukaisesti mm. Valmennustrion/Valmennuskeskus Voimalan valikoimille yhteistyökumppaneille suoramarkkinointitarkoituksiin, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa tällaista käsittelyä ja luovuttamista.


9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja siirretään henkilötietolain sallimissa rajoissa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Siirrettävä tieto liittyy mm. sähköpostimarkkinointiin.


10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti mm. salasanoin. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Valmennustrio/Valmennuskeskus Voimala noudattaa tiukasti säänneltyä vaitiolovelvollisuutta. Yksittäistä henkilöä koskevat tiedot ilmoitetaan ainoastaan lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, esimerkiksi henkilön omasta tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.


11. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee toimittaa sähköpostilla rekisterinpitäjän osoitteeseen valmennustrio@valmennustrio.fi, kirjeellä tai henkilökohtaisesti kohdassa 2 mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).


12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee toimittaa kohdan 11 mukaisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).


13. Muutokset tähän selosteeseen

Tehdessämme muutoksia tähän selosteeseen, päivitämme uuden selosteen internetsivuillemme ja merkitsemme siihen päivityksen ajankohdan.

Tietosuoja-asioista vastaa Jonna Jantunen, etunimi.sukunimi@valmennustrio.fi +358 40 830 5159